دبي – مينا هيرالد: بمقدور الشركات العاملة في دول مجلس التعاون الخليجي، سعيًا للحدّ من البيروقراطية، استخدام مؤشر قياس البيروقراطية (BMI) الذي أصدرته مؤخرًا شركة الاستشارات الإدارية الرائدة عالميًا ”ستراتيجي&“ (بوز أند كومباني سابقًا). ويُوفر هذا المؤشر، الذي طُوِّر لأول مرة في الشرق الأوسط، وسيلة كمِّية لتقييم مستوى البيروقراطية داخل الشركات، إلى جانب مقارنته مع مثيله لدى المنافسين، فضلاً عن دوره في تسليط الضوء على الجوانب المُعرضة للمشكلات. ويُثمر ذلك في نهاية المطاف في التوصل إلى توصيات قائمة على الحقائق بشأن أفضل السُبل لكيفية التعامل مع قضية البيروقراطية. ويعمل مؤشر قياس البيروقراطية على تحليل جميع الأعمال التي تُزاولها الشركة في شكل تسلسل هرمي للإجراءات، ويقيس ثلاثة معايير كمِّية، وهي: أ) درجة الأداء (تُمثل سرعة إنجاز الإجراءات والقدرة اللازمة للقيام بها)، و ب) المخاطر المرتبطة بالإجراءات (تُمثل احتمال وشدَّة الأحداث السلبية المتوقع حدوثها)، و ج) تأثير إجراءات العمل (يُحدد من خلال وزن كل إجراء عمل فردي على مهمة الشركة بشكل عام). وأكَّد جورج شحادة، الشريك في شركة ستراتيجي& (بوز أند كومباني سابقًا)على أهمية هذا المؤشر لدول مجلس التعاون الخليجي، حيث أفاد قائلاً: ”نرى في المنطقة أن الهياكل التنظيمية للشركات تتسم بالجمود وانعدام التكامل، مع عدم تشكيل فرق مشتركة بين الإدارات والأقسام، والابتعاد عن تبنِّي نمط التنظيم المُستند إلى إجراءات العمل. كما يميل الأفراد إلى الارتباط بشكل أكبر بالسياسات والقواعد والإجراءات الرسمية التي تُمثل أسس البيروقراطية. وتتحول هذه الإجراءات البيروقراطية، والسلاسل الطويلة من الموافقات التي تُوجدها، في نهاية المطاف إلى آلية لحماية صُنَّاع القرار من القرارات الخاطئة التي يتخذونها، بدلاً من الحرص على المضي قدمًا في تحقيق أهداف الشركة. إننا نعتقد أن الشركة العاملة في دول مجلس التعاون الخليجي يُمكنها الاستفادة في بعض الأحيان من التريث والتفكير مليًا فيما إذا كانت سياساتها وقواعدها وإجراءاتها التي وضعتها مع مرور الزمن قادرة على استحداث وحماية القيمة وتعزيز النمو، أم أنها على النقيضمن ذلك تؤدي إلى إعاقتها“. وتحتاج كل شركة إلى العمل بمستوى معين من البيروقراطية لتكون شركة فعَّالة. ومع ذلك، تُمارس معظم الشركات، وخاصة الكبيرة منها في منطقة الشرق الأوسط، سلوكيات مشابهة لتلك التي تُمارسها شركات القطاع العام. لذلك، بات من المتوقع أن نرى المزيد من البيروقراطية في شركات القطاع الخاص والشركات الناشئة. وبالنسبة لشركات الخدمات والإدارات العامة على وجه الخصوص، قد يُساعد تطبيق مؤشر قياس البيروقراطية في دول مجلس التعاون الخليجي في الوقت الحاضر (على ضوء برامج التحوُّل التي تُطبقها شتى الدول) على تسريع وتيرة اتخاذ القرار المطلوب أكثر من أي وقت مضى في ظل زيادة مستويات الخدمة. وعلَّق مانيش ماهاجان، المدير في شركة ستراتيجي& (بوز أند كومباني سابقًا) على الحاجة إلى إيجاد التوازن، حيث أفاد قائلاً: ” يجب على الشركات أن تُحاذر بشأن كيفية معالجة إجراءات العمل التي تنطوي على مخاطر عالية، حتى لو كانت تتسم بدرجة عالية من البيروقراطية. فقد يبدو التخلص من البيروقراطية على أنه خطوة جيدة شريطة ألا تتعرض تقع الشركة لمخاطر جديدة. ويُمكن أن يُساعد المؤشر في تسليط الضوء على هذه المجالات القابلة للتحسين، بل واقتراح تعزيز مقدار الرقابة اللازمة. ويبرز ذلك أيضًا مدى أهمية التقييم، والمنافع التي يُمكن أن يُحققها لتوجيه الشركة على الطريق الصحيح نحو النمو“. وقد أظهر مؤشر قياس البيروقراطية أن التعامل مع أبرز 20 إجراء بيروقراطي من شأنه المساعدة على تحسين كفاءة وفعالية إجراءات العمل تحسينًا شاملاً يصل إلى نسبة 35%. ويكون بمقدور المسؤولين التنفيذيين أيضًا تفويض 70% من مسؤوليات اتخاذ القرار المنوطة بهم في بعض مجالات عمل الشركة إلى المديرين من مستويات أدنى، والتركيز على قرارات أكثر أهمية ، بما يتماشى مع مسؤولياتهم المُحددة. وأفاد أولاف شيرمر، المدير في شركة ستراتيجي& (بوز أند كومباني سابقًا) مُلخِّصًا المنافع طويلة الأمد لمؤشر قياس البيروقراطية: ”مع تسارع وتيرة الأعمال، ترتفع تكاليف البيروقراطية، لاسيما أنها تؤثر سلبًا على معنويات الموظفين وقدرتهم الإنتاجية. وبما أن هذه المشكلة ذات جذور عميقة في العديد من الشركات، نعتقد أن مؤشر قياس البيروقراطية يُمكن أن يُوفر لفرق قيادة الشركات آلية منهجية للتصدي لها. وقد يُصبح المؤشر أداة تمكين دائمة تُساعد الشركة على مواصلة تقييم مستوى البيروقراطية مع مرور الوقت. وبهذه الطريقة، لا تكون منهجية مؤشر قياس البيروقراطية مجرد مشروع يُنفذ لمرة واحدة، وإنما بمثابة وسيلة فحص منتظمة لبقاء الشركة على اطلاع باحتياجات أعمالها من أجل إرساء مناخ تشغيلي مرن يضمن تحقيق النجاح المنشود“.
