تبسيط العمليات الإدارية الروتينية في إطار الخطة الاستراتيجية

الثلاثاء 21 مايو 2019
منصور سروار

بقلم: منصور سروار، المدير الإقليمي للخدمات الفنية في "سايج" الشرق الأوسط

يُعاني معظم مؤسسي وروّاد الأعمال من المتابعة الروتينية لعمليات مسك الدفاتر وإنجاز مهام الإدارة الضريبية، ويفضلون التركيز بدلاً من ذلك على قضاء الوقت في أعمال أكثر أهمية بالنسبة لهم، مثل تنمية الأعمال، وابتكار الخدمات الجديدة والتفاعل مع العملاء والموظفين. وحتى إن كانت أعمالكم تعتمد على جهد شخص واحد، فإن إحدى حلول المحاسبة المتوفرة قد تساعدكم على تبسيط أعمالكم الإدارية والمكتبية الروتينية، وتسهيل إنجاز الأنشطة التي تستهلك الوقت والجهد، للتركيز على مهام أكثر أهمية.

وبالإضافة إلى ذلك، تتميز الحلول المحاسبية بالعديد من المزايا الأخرى، مثل إعداد تقارير الامتثال الضريبي، ولم يعد امتلاك مثل هذه الأدوات أو الحلول مكلفاً.

وفيما يلي خمسة أسئلة ينبغي عليكم طرحها إذا كنتم لم تستثمروا حتى الآن في إحدى حلول المحاسبة.

1. هل تجدون صعوبة في متابعة التدفقات النقدية والدخل والنفقات؟

يستخدم العديد من رجال الأعمال السجلات الورقية والبيانات المصرفية وصفحات "إكسل" لمتابعة حركة الأموال من أعمالهم وإليها، وهذا ما يصعّب عليهم متابعة المدفوعات المتوقعة، والفواتير المستحقة وتحديث وضع أعمالهم بدقة كافية من حيث الدخل والنفقات والأصول والمستحقات. ومن ناحية أخرى، تستهلك هذه العمليات كثيراً من الوقت الذي ينبغي إنفاقه في أداء أنشطة تدرّ مزيداً من العوائد، أو إنشاء علاقات أو فرص أعمال جديدة.

واعتماداً على باقة حلول المحاسبة الصحيحة، يمكنكم إعداد مجموعة من التقارير المالية بمجرد لمسة على أجهزتكم المحمولة أو نقرة على الماوس. كما يمكنكم متابعة أداء المبيعات، والتحقق من ربحية خطوط الإنتاج، ووضع التوقعات والميزانيات، وإظهار بيانات الأرباح والخسائر، وتتبع جداول المدينين والدائين بسهولة.

2. هل تنفقون كثيراً من الوقت في حفظ السجلات المالية ومسك الدفاتر؟

يدرك أصحاب الأعمال تماماً أن إعداد تقارير الضرائب في نهاية كل عام، وطباعة البيانات المصرفية والبحث عن نسخ الفواتير الورقية بين الصناديق، وقضاء الساعات في تسجيل كل شي، عملية شاقة بالتأكيد عند غياب حلول المحاسبة الذكية.

ويمكنكم استغلال الأيام الثمينة المهدورة في إنجاز هذه العمليات كل عام، والاستفادة منها في تحقيق مبيعات جديدة لعملائكم أو إنجاز أعمال تدر عليكم عائداً إضافياً، أو استثمارها لأداء مهام أخرى قد تضطرون للدفع مقابل إنجازها عبر أطراف أخرى، حيث توفر لكم حزمة المحاسبة موقعاً واحداً لجمع سجلاتكم المحاسبية، وتحديثها وتدقيقها بشكل فوري، وتفتح أمامكم المجال لاستعراض البيانات المسجلة ووضع التوقعات المستقبلية.

3. هل يطلب منكم المحاسبون الاستثمار في حلول المحاسبة؟

إذا أخبركم المحاسبون لديكم بحاجتكم إلى أحد حلول المحاسبة، فاستعدوا لذلك. وعلى الأغلب، يطلب منكم المحاسبون الدفع لقاء ما ينجزونه من أعمال يدوية بالنيابة عنكم. كما أنهم قد يكونون قلقين حول قدرتكم على تقديم تقارير مالية دقيقة في الوقت المناسب.

وباستخدام حلّ المحاسبة عبر الإنترنت، يمكنكم العمل مع المحاسبين على نفس السجلات في الوقت نفسه، من أي مكان في العالم، كما يمكنكم تحضير الفواتير في الوقت الذي يعمل فيه المحاسبون على إعداد التقارير. وعلى سبيل المثال، لم تعد هناك حاجة لحضور المحاسبين إلى مكاتبكم لإنجاز بعض الأعمال الورقية البسيطة.

4. هل تجدون صعوبة في متابعة إصدار الفواتير والدفعات بشكل فعال؟

هل تنفقون كثيراً من الوقت كل شهر في إعداد فواتير العملاء ومتابعة مشترياتكم ومدفوعاتكم، ومراجعة سجلات الموردين ومزودي الخدمات؟. يتيح لكم استخدام باقة المحاسبة المناسبة في الموقع الملائم الاستفادة من الحلّ المحاسبي المتوفر، وإصدار فاتورة احترافية مخصّصة في الموعد المحدد، كما تمكنكم من إصدار الفواتير المتكررة بسرعة وسهولة للعملاء الذي تستحق عليهم المبالغ بصورة شهرية. ومن جهة أخرى، تتيح لكم تلك الحلول الاستفادة من المزايا التي تسهل متابعة الدفعات المستحقة عليكم للدائنين.

5. هل يصعب عليكم إنجاز عمليات المطابقة المالية؟

عادة ما يكون إنجاز التسويات والمطابقات المالية بطيئاً وغير فعال، وعرضة للخطأ البشري. وباستخدام حلول المحاسبة المناسبة، يمكنكم ربط حساباتكم المصرفية عبر الإنترنت وتحديث سجلاتكم المالية بصورة تلقائية يومية.

لم يعد مؤسسو ورواد الأعمال مضطرين للخوض في تحديات إدارة الأعمال الروتينية ومتابعتها، ويمكنهم الاستعانة بالتكنولوجيا الجديدة مثل الذكاء الاصطناعي لتسهيل أداء مهامهم اليومية، والتعامل مع تطبيقات المحاسبة بطرق أكثر مرونة وانسيابية. ويبقى الهدف النهائي هو إنجاز العمليات المهام الإدارية اليومية بصورة سلسة غير مرئية، اعتماداً على أتمتة العمليات الخلفية، وتمكين رواد الأعمال من إيجاد الوقت والفرصة لمتابعة طموحاتهم العملية.

إقرأ أيضا

Search form